Une ESN ou une plateforme veut établir tes factures à ta place ? Vérifie le mandat, garde un droit de regard sur chaque pièce et rapproche les paiements de tes déclarations.
Tu peux laisser ton client émettre tes factures, mais tu restes responsable de ce qui porte ton nom. Une ESN t’envoie un « mandat d’auto-facturation » à signer et promet moins de paperasse. C’est tentant. C’est aussi normal de te demander qui corrigera une erreur de montant ou de TVA après l’envoi.
On va suivre une mission simple, puis examiner le mandat, la validation de chaque facture et le rapprochement avec tes déclarations. Tu sauras quelles clauses demander avant d’accepter et quelle routine garder ensuite.
Le client peut produire la facture. La prestation, la créance et les obligations de facturation restent les tiennes.
Tu réalises cinq jours de prestation pour une ESN à 500 € HT par jour. Le relevé d’activité validé permet à l’ESN de créer une facture de 2 500 € HT, en ton nom et pour ton compte, adressée à elle-même. Elle te règle ensuite cette facture. Tu es le prestataire ; l’ESN est ton client et l’auteur matériel du document. Si une plateforme établit la pièce pour deux autres parties, elle agit comme tiers mandataire : identifie qui est réellement ton client.
Le BOFiP sur les personnes tenues de délivrer les factures confirme qu’un fournisseur peut confier leur établissement à son client. La facture doit alors porter la mention « Autofacturation ». Si un tiers distinct du client la prépare, demande qu’il soit identifié comme émetteur agissant en ton nom et pour ton compte.
Attention au vocabulaire : « le client prépare le document » ne signifie pas « le client vend la prestation ». La facture représente toujours ta vente, avec ton identité de fournisseur. Un simple relevé d’activité ou un avis de paiement n’est pas automatiquement une facture conforme.
Dans mes missions au sein de grandes équipes, j’ai vu les validations internes retarder une étape administrative. Le relevé validé et la facture émise méritent deux suivis distincts. Notre guide pour travailler avec une ESN en freelance aide à repérer les interlocuteurs.
Le mandat doit exister avant la première facture. Le BOFiP admet un mandat tacite dans le cas général, si tu peux en prouver l’existence. Demande plutôt un écrit. Des règles particulières, dont l’écrit obligatoire, s’appliquent lorsque l’émetteur matériel est établi dans certains pays hors de l’Union européenne. Si le client ou son prestataire est à l’étranger, vérifie ce point avant de signer.
Lis le mandat comme une procédure opérationnelle :
Le point décisif est l’acceptation de chaque facture. Un mandat signé ne vaut pas acceptation générale de toutes les pièces futures. Le BOFiP autorise une réponse expresse, par exemple un accusé de réception d’acceptation, ou une acceptation tacite à l’expiration d’un délai de contestation fixé dans l’accord. N’accepte pas un délai si court que tu ne peux pas contrôler la facture avant qu’il expire.
Demande un exemplaire de chaque facture et un délai de contestation utilisable avant toute acceptation tacite.
Le client peut sous-traiter l’établissement des factures. Tu dois en être informé, donner ton accord et connaître le nom et l’adresse du sous-traitant. Compare aussi le mandat aux clauses de paiement de ton contrat. Le guide sur les grands comptes en freelance détaille ce circuit d’achats.
Compare chaque facture au contrat, au bon de commande et au relevé d’activité validé. Consigne ton accord ou tes réserves.
| Point à vérifier | Question à te poser |
|---|---|
| Fournisseur et client | Ton nom ou ta raison sociale, tes identifiants et l’entité qui achète sont-ils exacts ? |
| Prestation et dates | La description, la période travaillée, les quantités et la date d’émission correspondent-elles aux justificatifs ? |
| Prix et TVA | Le tarif, le total HT, le taux et le montant de TVA, ou la mention de franchise en base, sont-ils corrects ? |
| Numéro et mentions | La facture porte-t-elle un numéro unique, la mention « Autofacturation » et les autres mentions applicables ? |
| Paiement | Le délai, le montant à payer et la référence de commande concordent-ils avec le contrat ? |
Pour notre exemple, cinq jours à 500 € donnent 2 500 € HT. Si tu factures la TVA au taux normal de 20 %, la facture affiche 500 € de TVA et 3 000 € TTC. Si tu bénéficies de la franchise en base, la facture ne comporte pas de TVA et porte la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Vérifie ton régime réel au moment de l’émission : le client ne le devine pas à partir d’une ancienne facture.
Selon le BOFiP sur les mentions des factures, le client mandataire utilise une séquence chronologique et continue propre à ton entreprise. Elle peut être distincte de ta série personnelle. Note-la pour détecter un numéro manquant ou un doublon.
Si le montant ou l’identité est faux, conteste par écrit et demande une correction traçable. Ne retouche pas le fichier. Si le mandat ne couvre pas les avoirs ou rectificatives, définissez qui les établit. Notre guide sur la facture d’avoir en freelance explique comment préserver l’original.
Une facture préparée par ton client doit passer le même contrôle que celle que tu aurais créée toi-même.
Range le mandat, le contrat, les relevés validés et les factures. Ajoute les preuves d’acceptation, de contestation et les corrections. Le BOFiP précise que le client chargé de l’émission conserve l’original et t’adresse un double ; réclame-le s’il manque.
Tiens un tableau : numéro, date, client, montant HT, TVA, TTC, date et montant des règlements, solde restant. Note aussi toute autre référence bancaire. Tu repéreras une facture absente ou un paiement partiel. J’utilise ce rapprochement entre ce qui a été validé et ce qui a été payé : les deux cases ne basculent pas toujours le même jour.
En micro-entreprise, ne déclare pas automatiquement le montant de la facture au mois où elle est émise. Le service public précise que le chiffre d’affaires à déclarer à l’Urssaf est le montant hors taxes encaissé sur la période, sans déduire les commissions ou frais. Si la facture de 2 500 € HT est émise en octobre 2026 mais réglée en novembre, elle rejoint la déclaration du mois de novembre, ou celle du quatrième trimestre si tu déclares au trimestre. Rapproche ensuite tes recettes annuelles de ta déclaration fiscale.
Si une plateforme encaisse pour ton compte avant de te reverser une somme nette de frais, examine son rôle et la date d’encaissement applicable. Sépare le prix facturé, les frais et la somme reçue. Notre exemple de facture de décembre payée en janvier montre comment rattacher les recettes à la bonne année.
Le mandat ne transfère pas au client ta responsabilité en matière de facturation ou de TVA. Le BOFiP le dit expressément, y compris si le mandataire émet la facture en retard ou indique une TVA à tort. Si tu es redevable de la TVA, rapproche donc tes pièces et tes encaissements avant ta déclaration, selon tes règles d’exigibilité.
Ton suivi doit relier chaque prestation à une facture acceptée, puis chaque facture à ses règlements et aux déclarations concernées.
Au 16 octobre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émission s’applique depuis le 1er septembre 2026 aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire ; elle commencera le 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises. Le calendrier s’apprécie selon la taille de ton entreprise émettrice, même quand le client prépare matériellement la facture. La DGFiP présente les dates et le rôle des plateformes agréées.
Demande au client comment le mandat fonctionne dans son outil : qui crée la facture en ton nom, où la reçois-tu pour l’accepter ou la contester, quelle plateforme agréée la transmet lorsque l’émission électronique est obligatoire, et comment récupères-tu la facture et ses statuts ? Une interface de saisie du client n’est pas forcément la plateforme agréée qui assure la transmission réglementaire. Un PDF envoyé par courriel ne remplace pas, à lui seul, la facture électronique structurée lorsqu’elle est requise.
Vérifie aussi qui renseigne les encaissements dans le circuit. Le BOFiP sur les données de paiement précise qu’en cas d’auto-facturation, le fournisseur reste responsable de leur transmission lorsqu’elle est exigée. La plateforme peut exécuter l’envoi, mais elle a besoin de la bonne information sur le paiement. Pour le fonctionnement général de la réforme, consulte notre guide de la facturation électronique freelance.
L’auto-facturation freelance peut simplifier le circuit d’une ESN ou d’une plateforme si tu gardes un mandat clair, l’accès à chaque facture et un délai réaliste pour réagir. Avant la première émission, fais ce contrôle :
Si le client refuse de te communiquer les factures ou de te laisser un moyen réel de les contester, demande une modification du circuit avant de lui confier l’émission. Tu peux déléguer la production du document, pas sa vérification.
Oui, chaque client peut agir dans le cadre de son propre mandat. Garde la trace de chaque série de numéros et vérifie qu’aucune prestation n’est facturée deux fois.
Non. L’auto-facturation désigne la personne qui prépare la facture ; l’autoliquidation détermine qui doit payer la TVA pour certaines opérations. Une facture établie par ton client ne déclenche pas, à elle seule, une autoliquidation.
Oui, si le mandat couvre les factures d’acompte. Précise ce point dans l’accord et vérifie que la facture finale reprend correctement l’acompte déjà facturé et réglé.
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